Pengelolaan Kearsipan Di Seluruh SKPD Mulai Di Tata Sesuai Perbup

Sesuai dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh pencipta arsip yang meliputi : Lembaga Negara,Pemerintah Daerah,Lembaga Pendidikan,Perusahaan,Organinasi Politik,Organisasi Kemasyarakatan,dan perseorangan.

Penyelenggaraan kearsipan abaten/Koa menadianggung emerintah aerah Kabupaten/Kota dan dilaksanakan oleh lembaga Kearsipanten/Kota,dimana lembaga kearsipan daerah dalam kegiatan sehari-hari maupun kegiatan secara histories tidak akan terlepas dari aktifitas penciptaan arsip dinamis aktif,arsip dinamis inaktif dan arsip statis.

Pengelolaan arsip dinamis pada dasarnya meliputi kegiatan penciptaan arsip,penggunaan arsip,pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip.Arsip yang menjadi tanggung jawab dalam pengelolaannya adalah arsip vitas,arsip aktif dan arsip inaktif serta arsip statis.

Arsip sebagai salah satu sumber informasi dengan corak apapun yang sangat penting dalam menunjang kegiatan lembaga kearsipan daerah.Arsip yang akurat,dipergunakan sebagai bahan kebijakan pimpinan dalam pengambilan keputusan.Berangkat dari kesadaran lembaga kearsipan daerah,rasa memiliki dan rasa tanggung jawab yang dilandasi oleh beban moral untuk menyelamatkan arsip,mengingat arsip sebagai satu bukti sebuah pertanggungjawaban aktifitas lembaga,sekaligus sebagai warisan budaya bangsa,sehingga dapat menghindari hilangnya sumber informasi yang sangat berharga bagi perkembangan lembaga kearsipan daerah kedepannya,diperlukan adanya pengelolaan yang tepat,sehingga tercipta efektivitas dan efisiensi serat meningkatkan produktivitas bagi lembaga terkait.

Untuk itu sangat diperlukan lembaga kearsipan daerah dalam penanganan arsip dari menyimpan,mengolah,merawat sampai dengan menyelamatkan atau melestarikan arsip yang bernilai guna,arsip-arsip penunjang agar tidak disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab untuk kepentingan pribadi.Untuk itu di lembaga kearsipan daerah perlu didukung unit pengelolaan arsip.Dengan adanya unit kerja yang khusus menangani tugas-tugas kearsipan akan membantu menyelamatkan hilangnya memori kolektif lembaga.Untuk lembaga kearsipan daerah,unit pengelolaan arsip akan mendukung visi dan misi lembaga demi teruwujudnya tata laksana kearsipan serta pelayanan kerasipan yang prima sesuai aturan dan ketentuan yang berlaku.

Adapun maksud dari dilaksanakan kearsipan yang pelaksanaannya keseluruhan lingkup SKPD Pemerintah Kabupaten Buleleng adalah Pembuatan laporan pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ini sebagi salah satu persyaratan kurikulum Diklat Pengangkatan Jabatan Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli Tahun 2016,disamping itu penulis juga mampu menuangkan ke dalam bentuk tulisan yang sistematis mengenai hal-hal yang dilakukan pada saat praktek kerja lapangan di Kantor Perpustakaan dan arsip Dearah Kabupaten Buleleng,anatar lain menganalisa permasalahan yang ada,serta memberikan alternative solusi pemecahan masalah.Selain itu juga untuk mengetahui bagaimana system pengelolaan arsip dinamis dan statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Buleleng.Disamping itu juga memiliki Tujuan agar yang diinginkan tercapai dalam penyusunan laporan penulis dapat memeberikan saran pada unit pengelolaan kearsipan dalam upaya pengelolaan kearsipan sesuai dengan tata kelola kearsipan yang berpedoman pada undang-undang yang berlaku,sehingga secra umum dapat menunjang kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi arsip pada Kantor Perpustakaan dan arsip Daerah Kabuapten Buleleng.Untuk Ruang Lingkup hanya dalam pengambilan bahan laporan magang kearsipan ini penulis membatasi hanya diruang lingkup Knator Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Buleleng,waktu Pelaksanaan magang kearsipan untuk memperolah bahan sebagai penyusunan laporan terhitung sejak 10 Maret 2016 sampai dengan 16 Mei 2016.

Mengenai kearsipan ini memiliki beberapa dasar pelaksanaan yaitu:

a.Surat pemanggilan peserat diklat funsional pengangkatan arsiparis tingkat ahli dari pusdiklat ANRI Bogor,nomor surat DL.01.01/100/2016,Tanggal surat 18 Januari 2016

b.Surat Perintah Tugas Peserta Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli dari Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Buleleng Nomor Surat:800/01/Pusip/2016,tanggal 22 januari 2016.

c.Surat pengembalian peserta diklat fungsional pengangkatan Arsipparis tingkat ahli dari pusdiklat ANRI Bogor,nomor Surat DL.01.01/478/2016,Tanggal surat 2 Maret 2016

d.Surat tugas melaksanakan magang (PKL) dari Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Buleleng,Nomor Surat :800/ /Pusip/2016,tanggal 16 Mei 2016.

Jadi Pemerintah Daerah Kabupaten Buleleng untuk periode 2012-2017 memiliki visi,misi

Visi:Terwujudnya Budaya Baca dan Tertib Arsip Untuk mencerdaskan masyarakat Kabuapten Buleleng

Misi:1.Meningkatkan pelayanan perpustakaan umum,sekolah,khusus,dan perpustakaan masyarakat.

       2.Meningkatkan system pengelolaan penataan perpustakaan kearsipan

       3.Meningkatkan kemampuan tehnis petugas di bidang perpustakaan dan kearsipan

       4.Meningkatkan minat dan Budaya baca masyarakat.

Berdasarkan Peraturan Bupati Buleleng Nomor: 61 Tahun 2008 tanggal 08 September 2008,tentang tugas pokok dan fungsi kantor perpustakaan dan arsip Daerah Kabupaten Buleleng adalah kantor Perpustakaan dan arsip daerah Kabupaten Buleleng mempunyai tugas pokok membantu tugas-tugas Bupati,dalam melaksanakan kegiatan bidang pengelolaan dan pelayann dan arsip daerah.Maka dari itu dengan mulai di keluarkan surat tugas kearsipan seluruh SKPD ditata kembali melalu petugas kearsipan Daerah.

Fungsi : untuk melaksanakan tugas pokok tersebut diatas,Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Buleleng Menyelenggarakan fungsi :

a.Perumusan kebijakan teknis dibidang pengelolaan dan pelayanan perpustakaan dan arsip daerah,berdasarkan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Bupati.

b.Pelaksanaan penyusunan biografi,abstraksi dan literature sekunder

c. Penyelenggaraan pembinaan dibidang perpustakaan dan kearsipan

d.Pengumpalan,pengolahan pemeliharaan arsip inaktif

e.Penilaian,akuisisi,pelayanan informasi,pembentukan jaringan dan pengelolaan arsip statis

f.Penyelenggaraan pelayanan informasi,pembentukan jaringan dan koordinasi dibidang pengelolaan arsip statis

g.Pelaksanaan pembinaan,pelatihan dan bimbingan dibidang per[ustakaan dan kearsipan serta kepada petugas fungsional pustakawan dan arsiparis

h.Pelaksanaan Tata Udaha Knator.

Oleh: I Putu Kariaman Putra,S.Sos,MM